La herramienta "check-list" es una utilidad incorporada en IRIS 6 que permite seguir unas pautas de control de depósitos. Cada UAM tiene prefijado un número de controles diarios a realizar.
Es importante establecer un sistema de rotación de controles, teniendo en cuenta aquellos clientes que presentan de forma habitual incidencias en sus depósitos y de forma general a aquellos que presentan los depósitos en los escenarios 0, 1 y 3. El establecimiento de los escenarios correctos es importantísimo ya que de ello dependen los controles a realizar. Todas las incidencias detectadas a través de estos controles se comunicarán a Comercial y Logística de la Zona.
Un depósito de muestreo es un conjunto de albaranes, que teniendo unas características similares de agrupación (mismo contrato, tipo de franqueo, producto, modalidades, ámbito y tramos de peso o formato) sobre los que se realizarán controles y se confecciona una lista de comprobación (check-list). Las características de agrupación las marca el primer albarán que se incluya, un albarán no puede estar incluido en más de un "Depósito de Muestreo".
También se pueden hacer check de envíos franqueados a máquina presentados por agencias comerciales, operadores, consolidadores y agentes turísticos a través del menú Checklist ADO, SAVA, PEC.
Para crear un nuevo "Depósito de Muestreo" se accede por Admisión>>Depósito de Muestreo>>Nuevo depósito y la aplicación muestra pantalla de creación de Depósito de Muestreo.
Lo primero es consignar una Referencia al depósito y a continuación elegir el tipo de albarán que se va a incluir (Manual, Nube de Puntos, etc.).
Todos los albaranes que se van incluyendo en el Depósito de Muestreo aparecen en la sección "Listado de Albaranes" en la parte inferior de la pantalla.
En la parte superior aparece la información de agrupación del Depósito de Muestreo.
El depósito todavía no está CREADO, aún se puede agregar o quitar albaranes (Eliminar No elimina el albarán, lo quita del Depósito de Muestreo), para crearlo, se debemos pulsar "Aceptar" de la parte inferior de la pantalla.
El sistema necesita confirmar, tanto la eliminación de albaranes como la creación del Depósito de Muestreo.
Una vez que el Depósito de Muestreo ha sido creado, aparece la siguiente pantalla.
El sistema ha asignado un código de Depósito, en esta pantalla, también se pueden consultar los albaranes. Para realizar el — muestreo, hay que pulsar "Muestrear".
Con el Depósito de Muestreo creado se realiza el muestreo de los envíos contenidos en los albaranes con la pantalla check-list, que aparece tras haber pulsado "Muestrear".
Esta pantalla tiene dos partes, la superior donde se muestra la informaclón global del depósito y datos relativos a la presentación de los envíos, que deben ser cumplimentados por el usuario (admisor) la casilla cuadrada indica que se pueden marcar varias opciones y la redonda que es excluyente. Y la inferior donde aparece el Escenario de control que se va a aplicar para realizar el muestreo.
El escenario de control puede ser modificado, en este caso, el sistema recalcula los valores de agrupación para presentar la pantalla correspondiente al nuevo "escenario". Elegido el escenario correspondiente a la presentación de envíos, se debe rellenar la información que aparece (Tamaño muestra, Peso Total Muestra (Gr.), Peso Bruto (Gr.) y Tara (Gr.) además del Grado para los escenarios 3 y 4). Los pesos siempre deben ser expresados en gramos. Los campos Peso Unit. (Gr.), Peso Neto (Gr.), N° Env. Calc. y % son calculados por la aplicación en función de los valores introducidos.
El valor calculado en la columna % se debe interpretar como, si el valor es negativo el número de envíos calculados es menor que el consignado en los albaranes, si, por el contrario, es positivo significa que el número de envíos calculados es mayor que el consignado en los albaranes.
No es obligatorio rellenar todas las líneas de registro.
Cumplimentada la tabla se debe completar el check-list consignado el resultado (se admite, se admite con incidencia y no se admite) y en su caso el tipo de incidencia y sus observaciones. Introducidos todos los datos se pulsa "Aceptar" para guardar y el Depósito de Muestreo queda en situación "Chequeado" y pasa a la pantalla de Admisión o Rechazo.
En esta pantalla se puede ver la información global del depósito y el Estado y listado de albaranes incluidos en el Depósito. Pulsando "Consultar" se pueden modificar e introducir incidencias antes de su admisión en los albaranes o/y a nivel de depósito pulsando "Incidencia".
También permite "Imprimir Depósito". Con todo conformado se seleccionan los albaranes a admitir y deseleccionan los que no y pulsando "Admitir" se admiten los marcados y se rechazan los que no. Pulsando "Rechazar" se rechaza el depósito completo y sus albaranes (seleccionados o no) y el sistema pedirá que se consigne una incidencia (si no se ha hecho aún). En cualquiera de los dos casos "Admitir" o "Rechazar" el sistema solicita confirmación dando la información de los albaranes admitidos y rechazados. Aceptada la operación el sistema confirma la correcta admisión o el rechazo.
A través de Mantenimiento>>Muestreo de Albaranes, se puede realizar consultas de los Depósitos de muestreo, acceder a la confección del check-list para Depósito con estado "Creado" sin chequear y buscar depósitos "Chequeados" para admitir o rechazar. Modificar o cancelar un albarán se hace a través de Mantenimiento>>Albaranes. A través de Mantenimiento>>Checklist Depósitos de Muestreo, los Check-List se pueden consultar, no se puede ni modificar ni eliminar.